Der Klassiker: Montag frueh, die Kolonne faehrt zur Baustelle. Vor Ort stellt sich heraus, dass die Grundierung alle ist. Jemand muss zum Grosshaendler fahren, eine Stunde geht verloren. Das passiert in fast jedem Malerbetrieb regelmaessig. Eine digitale Lagerverwaltung verhindert genau solche Situationen.
Warum Lagerverwaltung im Malerbetrieb?
Malerbetriebe haben typischerweise zwischen 50 und 200 verschiedene Artikel auf Lager. Farben, Grundierungen, Spachtelmassen, Abdeckmaterial, Klebebaender, Schleifpapier, Pinsel, Rollen. Dazu kommen Spezialprodukte fuer einzelne Projekte.
Ohne digitale Uebersicht passiert folgendes: Zu viel bestellt (Kapital gebunden), zu wenig bestellt (Baustelle steht), falsch bestellt (Farbe passt nicht zum Projekt), abgelaufen (Spachtelmasse hart geworden). All das kostet Geld und Zeit.
Was eine gute Lagerverwaltung leisten muss
- Bestandsuebersicht: Was ist da? Wie viel? Wo genau?
- Mindestmengen: Automatische Warnung wenn ein Artikel unter die Mindestmenge faellt
- Materialzuordnung: Welches Material geht auf welches Projekt?
- Bestellvorschlaege: System schlaegt automatisch Nachbestellungen vor
- Verbrauchshistorie: Wie viel Material verbraucht ein typisches Fassadenprojekt?
Das Lager digital erfassen
Ersterfassung: So gehen Sie vor
Der aufwaendigste Schritt ist der erste: Alle Artikel erfassen. In der Praxis bewaehrt sich folgendes Vorgehen:
- Kategorien anlegen: Farben, Grundierungen, Spachtelmassen, Abdeckmaterial, Werkzeug, Verbrauchsmaterial
- Hauptartikel erfassen: Beginnen Sie mit den 20 Artikeln, die Sie am haeufigsten verwenden
- Bestaende zaehlen: Einmal durchs Lager gehen und die aktuellen Mengen eintragen
- Mindestmengen definieren: Wie viel muss mindestens da sein, damit Sie eine Woche ueberbruecken koennen?
- Lieferantenpreise hinterlegen: Was kostet der Artikel bei Brillux, Caparol oder dem regionalen Grosshaendler?
Dieser Prozess dauert fuer einen typischen Malerbetrieb etwa 2 bis 4 Stunden. Danach laeuft das System weitgehend automatisch.
Mindestmengen und automatische Bestellungen
Die groesste Zeitersparnis kommt durch automatische Bestellvorschlaege. Sie definieren einmalig: "Von Brillux Superlux ELF 3000 muessen immer mindestens 10 Eimer da sein." Sobald der Bestand unter 10 faellt, erhalten Sie eine Benachrichtigung oder das System erstellt automatisch einen Bestellvorschlag.
Brillux Superlux ELF 3000, 12,5l: Mindestmenge 10, aktuell 4 = Nachbestellen
Caparol CapaGrund Universal, 10l: Mindestmenge 5, aktuell 8 = OK
Knauf Rotband, 30kg: Mindestmenge 20, aktuell 6 = Nachbestellen
Material dem Projekt zuordnen
Ein unterschaetzter Aspekt: Wenn Sie wissen, welches Material auf welche Baustelle gegangen ist, koennen Sie die tatsaechlichen Materialkosten pro Projekt berechnen. Das ist die Grundlage fuer eine ehrliche Nachkalkulation.
In EaseControl funktioniert das so: Beim Erstellen eines Angebots wird automatisch eine Materialliste generiert. Wenn der Auftrag erteilt wird, werden diese Materialien dem Projekt zugeordnet. Beim Warenausgang wird der Lagerbestand reduziert und gleichzeitig der Materialeinsatz auf dem Projekt gebucht.
Gebindegroessen und Einheiten
Eine Besonderheit im Malerhandwerk: Farben werden in verschiedenen Gebindegroessen geliefert. Ein Eimer Dispersionsfarbe gibt es in 2,5l, 5l, 10l und 12,5l. Das System muss mit diesen Einheiten umgehen koennen.
Das bedeutet: Bestellt werden Eimer, verbraucht werden Liter. Die Software rechnet automatisch um. Wenn fuer ein Projekt 35 Liter Superlux benoetigt werden und ein Eimer 12,5 Liter hat, schlaegt das System 3 Eimer vor (37,5 Liter, Rest geht zurueck ins Lager).
Inventur vereinfachen
Mindestens einmal jaehrlich steht die Inventur an. Ohne System: Zettel, Klemmbrett, alles haendisch zaehlen und abtippen. Mit digitalem Lager: Das System zeigt die Soll-Bestaende an. Sie zaehlen die Ist-Bestaende und tragen nur die Abweichungen ein. Das spart bei 150 Artikeln leicht 4 bis 6 Stunden.
Integration mit Einkauf und Buchhaltung
Die Lagerverwaltung ist kein Inselsystem. Sie haengt direkt zusammen mit:
- Einkauf: Bestellvorschlaege werden zu Bestellungen bei Lieferanten
- Buchhaltung: Materialkosten fliessen in den DATEV-Export
- Kalkulation: Aktuelle Preise fliessen in neue Angebote
- Disposition: Der Disponent sieht sofort, ob Material fuer den naechsten Auftrag verfuegbar ist
In EaseControl Lager sind all diese Verbindungen integriert. Vom Bestellvorschlag bis zur Nachkalkulation, alles in einem System.
Fazit
Eine digitale Lagerverwaltung ist keine Raketenwissenschaft. Der Einstieg dauert einen halben Tag. Danach sparen Sie jede Woche Zeit und Geld, weil Sie wissen, was da ist, was fehlt und was nachbestellt werden muss. Keine vergessene Grundierung mehr.